Olá queridos, na postagem do blog de hoje vamos dar algumas dicas para você que quer montar um evento de música e não sabe por onde começar. Hoje trouxemos o nosso aluno Marcio Seiti, bora?
1. Conte sobre você e sua experiência com eventos de música.
Meu nome é Márcio Seiti, tenho 34 anos e toco guitarra desde minha adolescência. Quando comecei a frequentar bares, sempre preferi aqueles com bandas ao vivo. Assistir os covers e ver os equipamentos que a banda tinha pra fazer determinado som era o que mais me chamava à atenção. Isso foi me dando uma vontade de tocar nas noites de São Paulo, mas como sempre tive bandas bem amadoras era bem difícil conseguir uma gig. Então pra matar essa vontade de subir no palco e tocar comecei a organizar festivais de bandas amadoras e quase sempre escalava a minha própria banda pra tocar rsrs.
Cheguei a criar um festival de bandas em 2011 que se chamou Plugged in Rock. Tiveram algumas edições, e foi muito bom pra começar a ganhar experiência.
2. Qual a coisa mais importante para se ter em mente quando for montar um evento?
Quando for organizar um evento é sempre muito importante se ter em mente o propósito do evento. Responda à pergunta “O que eu quero realizar com este evento?”. Todas as atividades que você realizar para o seu evento devem ser direcionadas para atingir este propósito.
3. Qual o primeiro passo para organizar um evento?
O primeiro passo é definir o propósito do evento e em seguida é saber quem é o seu público. Estabelecer a ligação entre estes dois pontos é o começo para organizar o seu evento. Responder perguntas como “Para quem estou montando o evento?”, “O que eles irão valorizar no evento?” ajudam nesta tarefa.
4. Como montar uma boa equipe para o seu evento?
Trazer pessoas com experiência e capacidades específicas para o time é sempre legal e muito importante, mas acima de tudo uma boa equipe é composta por pessoas engajadas. Garantir que todos tenham a mesma visão e o mesmo entendimento do que se quer realizar com o evento ajuda no comprometimento do time. Uma equipe engajada e direcionada para o mesmo propósito entrega um evento de melhor qualidade e excelência.
5. Como tornar o seu evento mais atrativo?
Um evento se torna atrativo a partir do momento que você entrega aquilo que o seu público valoriza. Quando falamos de público não nos referimos apenas às pessoas que vão assistir ao evento, mas sim a todos os stakeholders, ou seja, todas as pessoas que tem algum interesse pelo evento seja interesse monetário, de entretenimento ou que tem alguma afinidade com o propósito.
6. Como escolher as bandas ou atrações?
(Kathe entrando pra responder essa rsrs)
No caso de festival de bandas, o importante é listar as bandas que você conhece e tem contato, separar por estilo musical e ver quais estilos casam para colocar no mesmo evento. Pode até mesmo fazer uma pré-seleção de bandas, caso não conheça muitas, pedir material e avaliar quais são mais interessantes para chamar, quais vão trazer mais público ou tem um som mais legal e atrativo para o público em geral.
No caso de audição de alunos, nós definimos pensando nos momentos. Geralmente as músicas que o pessoal mais conhece e gosta, ficam no início e fim da apresentação, assim garantimos que não vamos perder público no meio do evento. É importante também ter um bom apresentador e ideias para as trocas de banda e trocas de palco, para não ficar aquele silêncio chato.
7. Como escolher e negociar com patrocinadores?
(Voltando para o Marcio)
O primeiro passo para escolher patrocinadores para o seu evento é avaliar o quanto ele se encaixa com o propósito do seu evento. Avaliar este “fit” é importante para evitarmos incoerências e patrocínios sem valor.
Procurar um patrocinador que não venha apenas expor a sua marca, mas que também agregue para o evento é sempre mais vantajoso para ambas as partes.
Para que esta parceria dê certo, é sempre muito importante que o organizador do evento tenha em mente não só o seu objetivo, mas também o que o patrocinador está buscando. Atender às expectativas do patrocinador garante uma parceria de longo prazo e retorno em ambos os negócios, gerando uma relação de ganha-ganha.
8. Como fazer a divulgação de forma eficaz e simples?
Para escolher como irá fazer a divulgação do evento é necessário entender o público que você quer atingir. Saber seus hábitos e costumes é essencial para escolher o melhor canal de comunicação com ele.
O público que eu quero atingir costuma ouvir a estação XPTO? Qual é o melhor horário para anunciar nesta rádio?
Ele usa redes sociais? Quais? Ele assiste o canal do Fulano de Tal?
Com estas informações você consegue traçar uma estratégia de comunicação e investir nos canais certos de uma forma muito mais eficiente.
9. Como avaliar se o seu evento obteve sucesso?
Este é um ponto muito interessante, na avaliação de um evento você sempre encontra pontos de melhoria. Olhar para todos os pontos de contato e experiência do público é um bom exercício de melhoria contínua para as próximas edições.
Respondendo à pergunta mais diretamente, o sucesso do evento está ligado diretamente com a satisfação de todos os stakeholders. Um jeito fácil de mensurar isso é definição de indicadores de sucesso antes de realização do evento. Por exemplo:
- Queremos a participação de um público de 10.000 pessoas
- Queremos arrecadar R$100.000 com ingressos
- Queremos vender 20.000 litros da bebida “X” durante o evento
- Queremos que o nosso produto “Z” seja divulgado espontaneamente pelo menos em 15 canais diferentes.
Lembrando que um evento pode ter mais de um indicador de sucesso.
10. Dicas, sugestões e comentários
Pra fechar listo aqui os pontos a se levar em consideração para fazer um evento:
- Público: Quem é o meu público?
- Proposta de Valor: O que eu entrego para ele?
- Comunicação: Como eu vou me comunicar com ele?
- Recursos necessários: O que eu preciso para fazer esta entrega para ele?
- Parceiros: Quem pode me ajudar a fazer esta entrega? É bom para meu parceiro também?
- Quais são meus custos: Onde vou gastar? Quanto vou gastar?
- Quais são meus pontos de receita: Quais são os pontos de entrada de receita? Quanto vou cobrar? Qual é a expectativa de ganho?
Tendo estes pontos definidos coloque tudo em um cronograma de atividades e defina um responsável e prazo de entrega para cada atividade.
Bom evento!
Então é isso, espero que tenham gostado das dicas do Marcio e que ajude o seu evento a ser um sucesso!
Katherine Ebesui
